دفتر ثبت تجاری، دفتری است برای ثبت نام بازرگانان ، شرکت های تجاری و بنگاه های بازرگانی و اطلاعات راجع به آن ها.
به موجب ماده 16 قانون تجارت ، ” در نقاطی که وزارت عدلیه مقتضی دانسته و دفتر ثبت تجاری تاسیس کند، کلیه اشخاصی که در آن نقاط به شغل تجارت اشتغال دارند، اعم از ایرانی و خارجی، به استثنای کسبه جزء ، باید در مدت مقرر، اسم خود را در دفتر ثبت تجاری به ثبت برسانند، والا به جزای نقدی از دویست تا دو هزار ریال محکوم خواهند شد “.
ثبت اطلاعات مربوطه در دفتر ثبت تجاری بر اساس آنچه که تاجر یا شرکت تجاری اظهار می دارد، انجام می شود و اداره ثبت هیچگونه رسیدگی و تحقیق راجع به صحت اظهارات مزبور، به عمل نمی آورد و قانوناَ نیز چنین وظیفه ای برای او تعیین نشده است.
فوایدی که دفتر ثبت تجاری دارد :
1- تعیین تجاری است که با ثبت نام در دفتر تجاری، خود را تاجر معرفی می کنند.
2- تاجر به شمار رفتن کسی است که نام خود را در دفتر مذکور ثبت کرده است، مگر اینکه خلاف آن ثابت شود و بالاخره دفتر مزبور ماخذی است برای اطلاعات راجع به وضع تجاری، بر طبق اعلام و اظهار خود تجار ، بدون اینکه راجع به صحت یا سقم آن ها تضمینی از طرف اداره ثبت وجود داشته باشد.
برای ثبت نام در دفتر ثبت تجاری، باید اظهارنامه ای در سه نسخه با تکمیل نمونه های چاپی که موجود است، تهیه شده و به دفتر مزبور تسلیم شود. در اظهارنامه نکات ذیل نوشته می شود :
– نام و نام خانوادگی بازرگان و رئیس بنگاه و مدیران شرکت و اسم تجارتخانه یا بنگاه یا شرکت.
– تاریخ و محل تولد، شماره شناسنامه و محل صدور آن ، تابعیت اصلی و تابعیت فعلی، در صورتی که تابعیت دیگری را تحصیل نموده باشد، تاریخ و طرز تحصیل تابعیت ثانوی باید قید شود، تاریخ ورود به ایران و شماره و محل صدور پروانه اقامت ، اگر اظهارکننده خارجی باشد.
– محل اقامت شخصی، محل تجارتخانه یا بنگاه ( نشانی کامل ) ، محل مرکز اصلی شرکت و شعبات آن ، میزان سرمایه ، در شرکت های تجاری ، شماره ثبت منگنه و پلمپ دفاتر تجاری.
– شماره تلفن ، عنوان تلگرافی ، رمز تجاری ( اگر داشته باشد ) ، رشته تجارت ، قید شماره ثبت علائم تجاری ( چنانچه داشته باشد ) .
متصدی دفتر ثبت تجاری مکلف است مفاد اظهارنامه را ظرف ده روز در دفتر خود ثبت و ذیل هر سه نسخه، شماره ثبت و تاریخ و اسم دفتر ثبت تجاری محل را قید و یک نسخه را با تصدیق به ایتکه اظهارنامه مزبور ثبت شده است، امضاء و مهر نموده به اظهارکننده تسلیم نماید و نسخه دیگر را به وزارت بازرگانی ارسال دارد. هر نوع تغییر و تبدیلی که در هر یک از مطالب به شرح فوق اظهارنامه، پس از ثبت به عمل می آید و همچنین در صورت وقف و انحلال، اظهارکننده مکلف است تغییرات حاصله را در سه نسخه تهیه و به دفتر ثبت تجاری قید و مراتب به وزارت بازرگانی اعلام گردد. در صورت تغییر محل مرکز اصلی شرکت یا شعبه آن و محل تجارتخانه یا بنگاه ، باید تغییر مزبور، به دفتر ثبت تجاری مربوط اطلاع داده شود و متصدی دفتر مذکور، پس از ثبت تغییر در ذیل ثبت اصلی، گواهینامه ای شامل اطلاعات مربوط به ثبت مزبور، به اظهارکننده تسلیم می نماید، که به دفتر ثبت محل منتقل الیه داده و در ثبت تجاری محل جدید، ثبت نماید. ضمناَ متصدی دفتر، وزارت بازرگانی را هم از آن تغییر آگاه خواهد نمود.
در صورتی که مدیر شرکت یا بازرگان یا رئیس بنگاه، فوت نماید قائم مقام او مکلف است منتها در ظرف شش ماه مراتب را به دفتر ثبت تجاری مربوط، اطلاع دهد. در این اطلاعنامه، باید درباره وضعیت شرکت یا تجارتخانه یا بنگاه بعد از فوت، تصریح و معین شود که در اثر فوت نسبت به هیات مدیره چه تصمیمی اتخاذ گردیده و آیا تجارتخانه تعطیل شده یا اینکه عملیات به وسیله وارث یا قائم مقام متوفی، تعقیب خواهد شد. در این صورت قائم مقام متوفی، باید خود را معرفی و اطلاعات لازم را در خصوص مطالب اظهارنامه قبلی، در اظهارنامه خود که در سه نسخه تنظیم می شود، توضیح دهد. متصدی دفتر ثبت تجاری، مراتب را ذیل ثبت اولیه تجارتخانه ثبت کرده، یک نسخه از اظهارنامه را با تصدیق به اینکه اظهارنامه مزبور ثبت شده است، امضاء و مهر نموده به اظهارکننده تسلیم نموده و نسخه دیگر را به وزارت بازرگانی ارسال می دارد.
هر بازرگان یا رئیس بنگاه بازرگانی و یا شرکتی که طبق مقررات این آیین نامه، اسم خود را ثبت می نماید، مکلف است در سرلوحه کاغذهای تجاری و سیاهه های فروش و یادداشت ها و برگ های سفارشی و هر نوع اسناد و مطبوعات تجاری که به کار می برد، ضمن درج عنوان تجاری، شماره ثبت دفتر ثبت تجاری را نیز قید نماید.
یادآوری می شود که اجرای مقررات این آیین نامه دفتر ثبت تجاری، در تهران به عهده ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی و در شهرستان ها به عهده اداره ثبت است.