در ادارات ثبتی یکی از ممیزی هایی که به عمل می آید، تطبیق مالکیت سهام و یا سهم الشرکه در صورتجلسات ابرازی با سوابق پرونده ثبتی می باشد و ممکن است در زمان بررسی پرونده ثبتی، مالکیت سهام در صورتجلسات ارائه شده با سوابق شرکت مغایر باشد. از طرفی با توجه به تکالیف موخر از جمله بند (۳) قسمت (واو) ماده ۴۶ قانون برنامه پنجم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و لزوم تشکیل بانک اطلاعاتی سهامداران شرکت های تجارتی، موضوع نقل و انتقال سهام می بایستی توسط مرجع ثبت شرکت ها از لحاظ شکلی مورد بررسی قرار گیرد که این امر موجب می گردد در برخی از موارد هم از نظام اعلامی و هم احرازی و بررسی مستندات درخواست های نقل و انتقال سهام و یا سهم الشرکه مورد بررسی واقع گردد.
• سهام :
سهام یک نوع ورقه بهادار است که نشان دهنده مالکیت و ادعای دارنده آن بر بخشی از یک شرکت و درآمدها و دارایی های آن است. دو نوع اصلی سهام وجود دارد :
– سهام عادی
– سهام ممتاز.
• سهم الشرکه :
سهم الشرکه، عبارت است ازحق و طلب مالی شریک از درآمد و فعالیت های شرکت به نسبت سهمی که دارد. سهم الشرکه یک حق مالی است که طلبکار آن، حق مطالبه را از شرکت خواهد داشت و البته بسته به اینکه سهم الشرکه حاصل از کدام نوع شرکت باشد، متفاوت خواهد بود و در بعضی از شرکت ها، مطالبه سهم الشرکه به موجب قرارداد و یا توافق لفظی طرفین و در بعضی دیگر از شرکت ها به موجب برگه می باشد و همچنین نحوه مطالبه سهم الشرکه به طریق قانونی در صورت عدم وصول آن با توجه به نوع شرکت متفاوت خواهد بود.
• نقل وانتقال سهم الشرکه در شرکت با مسئولیت محدود :
قانون گذار جهت نقل و انتقال سهم الشرکه در شرکت های با مسئولیت محدود مقررات مختلفی وضع نموده است این امر موجب شده تا نقل و انتقال سرمایه را در شرکت با مسئولیت محدود به نحوی با رسمیت بیشتری نسبت به نقل و انتقال سرمایه در سایر شرکت ها انجام پذیرد.
برای نقل و انتقال سهم الشرکه در شرکت با مسئولیت محدود، دو شرط در نظر گرفته شده است. تشریفات نخست به موجب ماده ۱۰۲ قانون تجارت (سهم الشرکه شرکاء نمی تواند به شکل اوراق تجارتی قابل انتقال اعم از با اسم یا بی اسم وغیره در آید. سهم الشرکه را نمی توان منتقل به غیر کرد مگر با رضایت عده ای از شرکاء که لااقل سه ربع سرمایه متعلق به آن ها بوده و اکثریت عددی نیز داشته باشند.) و در تشریفات دوم در ماده ۱۰۳ قانون تجارت مقرر شده (انتقال سهم الشرکه به عمل نخواهند آمد مگر به موجب سند رسمی).
البته در پیش نویس لوایح قانون تجارت،شرط ماده ۱۰۲ به شرح ذیل حذف گردیده است: موافقت شرکاء یا مدیران شرکت برای انتقال سهم الشرکه ضرورت ندارد.لیکن شرکاء در خرید سهم الشرکه ها در شرایط مساوی نسبت به اشخاص ثالث اولویت دارند.
درارتباط با موارد مذکور می توان در اساسنامه شرکت ترتیب دیگری مقرر کرد.علیهذا نقل وانتقال سهم الشرکه در شرکت با مسئولیت محدود،تشریفاتی و توسط دفاتر اسناد رسمی صورت می پذیرد و با لحاظ موارد مذکور از منظر ثبتی یکی از اسناد رسمی مهم در ارتباط با شرکت های با مسئولیت محدود،سند صلح نقل و انتقال سهم الشرکه می باشد. که بایستی به موجب سند رسمی صورت پذیرد.
درهمین راستا دفاتر اسناد رسمی در بررسی میزان سهم الشرکه شرکاء و سرمایه شرکت از مرجع ثبت شرکت ها استعلام می نمایند و پس از پاسخ استعلام نسبت به تنظیم سند صلح اقدام می نمایند. متأسفانه برخی از دفاتر اسناد رسمی در تنظیم این اسناد که به نوعی روابط بین شرکاء را مشخص می نمایند، مقررات قانونی از جمله رعایت ماده ۱۰۲ قانون تجارت مبنی بر موافقت سه چهارم شرکاء که اکثریت عددی نیز داشته باشند را ملاک عمل قرار نمی دهند و در هنگام تنظیم اسناد نقل وانتقال سهم الشرکه توسط برخی از سردفتران، مستندات مربوطه و یا گواهی مالیاتی نقل وانتقال سهم الشرکه به صورت درصدی و نامشخص وغیر ریالی در سند ذکر می شود که همگی موجب اختلافات حقوقی بین شرکاء و شرکت می شود که شاهد ابطال تعداد زیادی ازاین اسناد نزد مرجع قضایی به علت عدم رعایت قوانین شکلی مربوطه توسط سردفتران می باشیم.
البته بر طبق نظر یکی از اساتید حقوق ثبتی (آقای نجفی) مبنی بر اینکه احراز صحت و سقم رعایت موارد مذکور با چه کسی می باشد، در بر گیرنده این موضوع است:
در ماده ۱۰۲ قانون تجارت تصریح گردیده است که (سهم الشرکه را نمی توان به غیرمنتقل نمود مگر با موافقت سه چهارم شرکاء که اکثریت عددی نیز داشته باشند) با دقت در متن و مفهوم ماده به نظرمی رسد، اولاً مخاطب قانون گذار درعبارت قانون راجع به محدودیت انتقال، شرکاء و سهامداران شرکت می باشد، چه درغیر این صورت درماده مذکور به طور صریح به دفاتر اسناد رسمی تکلیف می نمود، همچنان که در سایر موارد از جمله با استعلام از ثبت شرکت ها واخذ مفاصا حساب مالیاتی به این موارد تأکید شده است. دوم، اگر فرض بر این باشد که دفاتر اسناد رسمی در تنظیم این گونه اسناد، مستنداتی را از شرکت اخذ و ضمیمه و مراتب را در سند تنظیمی قید نمایند، باید دید که مکانیزم جامع چگونه خواهد بود. بدیهی است که دفاتر اسناد رسمی نمی توانند مستندات رسمی محکم و ثابتی را که نشان از رضایت شرکاء باشد از شرکت اخذ نمایند و در صورت ارائه آن از سوی شرکت، احراز صحت و سقم و انتساب آن به امضاء کنندگان برای دفاتر اسناد رسمی امر مشکلی است و سوم با توجه به سیستم ثبت الکترونیک اسناد و شکل خاص و ثابت اسناد در سامانه، قید مشخصات شرکاء وامضاء آنها در سند تنظیمی میسر نیست. لذا با جمیع موارد مذکور به نظر،اگر در شرکت های با مسئولیت محدود انتقال سهامی صورت می گیرد،شریک یا شرکاء انتقال دهنده مؤظفند که قبلاً رضایت سه چهارم شرکاء را مطابق ماده ۱۰۲ قانون تجارت کسب و صورتجلسه ای ثبت و ضمیمه سند انتقال رسمی به مرجع ثبت شرکت ها ارائه نمایند. ماده ۱۴۸ قانون تجارت هم که مقرر می دارد« هیچ شریک با مسئولیت محدود نمی تواند بدون رضایت سایر شرکاء شخص ثالثی را با انتقال تمام یا قسمتی از سهم الشرکه خود به او داخل شوند» موید این نظر است.
با جمیع موارد فوق در برخی از موارد مشاهده می گردد، تنظیم اسناد رسمی نقل وانتقال سهام بدون رعایت ماده ۱۰۲ قانون تجارت ازسوی برخی از سردفتران صورت می پذیرد که به نظر قانون گذار مراتب الزام تنظیم سند در ماده ۱۰۳ را بعد از تشریفات ماده ۱۰۲ در نظر گرفته است و دفاتر اسناد رسمی به عنوان یک مرجع حقوقی و مطلع که در برحی از مقررات نیز تصریح گردیده است که مراجع ثبت شرکت ها، قائم مقام دفاتر اسناد رسمی می باشند، لذا دفاتراسناد رسمی می بایستی چگونگی اجرای ماده ۱۰۲ را با درخواست صورتجلسه تنظیمی از سوی متقاضی ثبت نمایند که اگر چنین نبود تنظیم سند رسمی نقل وانتقال چه ضرورتی داشته و همانند نقل و انتقال درسایر شرکت ها، نقل وانتقال سهم الشرکه در شرکت با مسئولیت محدود نیز به خود شرکت محول می گردید نه اینکه قانون گذارالزام تنظیم سند رسمی را ضروری لحاظ می نمود.