نظر به این که تجارت، معاملات بزرگ و کوچکی است که همیشه تاجر انجام می دهد، لذا برای تاجر ضروری است که قیمت خرید اجناس خود را بداند تا در موقع فروش منافع خود را در نظر بگیرد و چون معاملات چه در موقع خرید و چه در موقع فروش ممکن است قسمتی نسیه باشد و یا مقداری از اجناس تحویل گرفته نشده باشد طبعاَ هر تاجری محتاج به یادداشت اعمال خودش است و این موضوع امر تازه ای نیست بلکه لازمه کار تجارت و از ابتدایی ترین ضروریات آن است.
قانون تجارت به جهت نظم امور تجاری و برای حمایت از طبقه تجار، آن ها را مکلف به داشتن دفاتری نموده تا اولاَ در موقع ورشکستگی و سایر امور ، جریان روشن باشد ، ثانیاَ به دفاتر تجاری اعتبار مخصوصی داده که سندیت داشته باشد زیرا خاصیت تجارت و بردن منفعت اغلب منوط به سرعت کار می باشد و اگر هر تاجری مجبور باشد معاملات خود را در دفاتر اسناد رسمی و سایر مراجع قانونی ثبت نماید باعث رکود کار او خواهد بود. از این جهت ثبت معاملات و اوضاع تجاری در دفاتر تجاری به خودی خود سند محسوب شده است.
هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است 4 قسم دفتر داشته باشد :
1. دفتر روزنامه 2. دفتر کل 3. دفتر دارائی 4. دفتر کپیه
دفاتر روزنامه و دارایی و دفتر کل و هم چنین هر دفتری که داشتن آن را وزارت دادگستری لازم بداند ، باید قبل از آن که چیزی در آن نوشته شود به وسیله نمایندگان اداره کل ثبت مهر و پلمپ شود.
به موجب ماده 6 قانون دفاتر تجاری، هر شرکت یا موسسه که در اداره ثبت به ثبت می رسد مکلف است اقدام به اخذ دفتر پلمپ شده نماید.بنابراین اولین اقدام پس از ثبت شرکت ، اخذ دفاتر پلمپ مالی شرکت می باشد که در صورت عدم تهیه آن شرکت جریمه مالیاتی خواهد شد.
نظر به اهمیت موضوع ، در ذیل ضمن توضیح راجع به دفاتر تجاری، به طور کامل به مراحل اخذ پلمپ دفاتر تجاری می پردازیم.
پیش از هر چیز، یادآوری می گردد که :
– دفتر کپیه احتیاجی به ثبت و پلمپ ندارد.
– تمامی شرکت ها موظف به دریافت دفاتر مالی خود هستند و برای اینکه عدم فعالیت خود را به اداره مالیات ( دارایی ) اعلام نمایند باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت خالی تسلیم آن اداره محترم کنند.
– دفاتر هر سال می بایست حداکثر تا پایان اسفند ماه سال قبل، توسط اداره ثبت ، شماره گذاری، امضاء و پلمپ گردند.
– دفتر روزنامه
دفتری است که کلیه داد و ستد تجار و معاملات راجع به بروات و سفته ها و ظهرنویسی آن ها و هم چنین کلیه دیون و برداشت های تاجر جهت مخارج شخصی در آن ثبت می شود. بنابراین به محض انجام معامله و یا خرید و یا فروش جنس یا اوراق تجاری و یا پرداخت وجه به کسی و یا خرید مال غیرمنقول باید در دفتر مزبور ثبت شود والا امور تجاری مختل و کنترل دارایی از دست تاجر خارج خواهد شد.
معمولاَ صفحات دفتر روزنامه تحت عنوان داین و مدیون ( بستانکار و بدهکار ) خط کشی شده و ستونی هم برای نقل به دفتر کل باید حتماَ وجود داشته باشد.
– دفتر کل
چون دفتر روزنامه به محض انجام معاملات یا پرداخت و اخذ وجوه برای جلوگیری از فراموشی ثبت می شود درهم بوده و به علت عدم فرصت تفکیک نموده نوع معاملات و حساب اشخاص ممکن نیست ، از این جهت قانون مقرر داشته تاجر باید دفتر دیگری به نام دفتر کل داشته باشد که اقلاَ در ظرف هر هفته حساب هرکس و نوع هر معامله را تفکیک و در صفحه مخصوصی ثبت نماید تا با مراجعه به آن کلیه معاملات هر تاجر نسبت به هر موضوع و هرکس مشخص و معلوم شود. این دفتر که خلاصه دفتر روزنامه است و با ترتیب خاصی نوشته می شود همیشه مورد استفاده خواهد بود.
اغلب دفتر کل پایان هر روز نوشته می شود.
– دفتر دارایی
تاجر باید در انتهای هر سال بداند که دارائی او تا چه اندازه است و در جریان سال گذشته چه مقدار سود یا زیان داشته از این جهت ناچار است بیلان حساب تجاری خود را داشته باشد.
دفتر دارائی استخراج از دفتر کل است و در آن کلیه دارائی تاجر اعم از منقول و غیرمنقول و مطالبات و دیون و وجه نقد اعم از این که در صندوق موجود باشد یا در بانک ها ثبت می شود.
صفحات دفاتر مذکور باید دارای شماره ترتیب بوده و نخ کشی شده باشد. متصدی امر کلیه صفحات آن را شمارش و به مهر مخصوص ممهور می نماید، سپس تعداد کلیه صفحات را در ابتدا و انتهای آن با تصریح به اسم و مشخصات تاجر صاحب دفتر، قید و اعداد را با تمام حروف توشته و دو طرف آن را با مهر سربی که وزارت دادگستری تهیه نموده پلمپ می نماید و خلاصه آن را در دفتر مخصوصی که در اداره ثبت موجود است به ترتیب تاریخ و ردیف معین ثبت می نماید.
مراحل اخذ پلمپ دفاتر تجاری :
جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری ، ابتدا به پایگاه اینترنتی اداره کل ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir ( قسمت پلمپ دفاتر تجاری ) مراجعه نمایید. سپس وارد اولین مرحله ثبت نام شده و مراحل ثبت نام را به ترتیب ذیل گام به گام طی نمایید.
- اطلاعات متقاضی پلمپ ذفتر
ابتدا می بایست از قسمت نوع شخص متقاضی ، شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت را انتخاب نمایید. ( چنانچه متقاضی پلمپ شخص حقوقی باشد )
سپس تابعیت ، شناسه ملی ، شماره تلفن ثابت و شروع سال مالی و شروع ماه مالی را در سامانه وارد کنید.
توجه داشته باشید که منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد. تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می گردد.
بعد از تکمیل اطلاعات فوق ، نشانی ” آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده ” را وارد نمایید. ( استان مقصد / شهر مقصد / کدپستی )
دفاتر پس از پلمپ به کدپستی وارد شده ارسال خواهد شد. لذا این اطلاعات می بایست به صورت دقیق و معتبر وارد شود. لازم به ذکر است در صورتی که شهر مورد نظر در قسمت ارائه شده وجود نداشت ، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است. لذا متقاضیان می بایست به همان روش متداول گذشته اقدام نمایند.
- اطلاعات شخصیت حقوقی
این صفحه مربوط به اطلاعات شخصیت حقوقی شامل شناسه ملی ، شماره ثبت ، نوع ، نشانی متقاضی ، تاریخ ثبت و واحد ثبتی می باشد. پس از تایید اطلاعات شخص حقوقی و انتخاب گزینه گام بعدی وارد مرحله بعد خواهید شد.
- اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ
در این صفحه کاربران می توانند بر اساس اطلاعاتی که تاکنون وارد نموده اند، شماره پیگیری خود را مشاهده نمایند.
سمت تکمیل کننده اظهارنامه را وارد نمایید و اطلاعات احدی از اعضاء هیات مدیره متقاضی حقوقی شامل تابعیت ، نام ، جنسیت ، شماره ملی ، نام خانوادگی ، تاریخ تولید ، شماره همراه ، کد پستی و نشانی را نیز در سامانه وارد کنید.
- هیات مدیره شرکت / موسسه
اطلاعات مربوط به مابقی افراد هیات مدیره شرکت یا موسسه می بایست در این قسمت وارد گردد. این صفحه شامل موارد ذیل است : نام ، نام خانوادگی ، تاریخ تولد ، جنسیت ، تابعیت ، شماره همراه ، شماره ملی، نشانی ، کد پستی
اطلاعات اشخاص با تابعیت ایرانی می بایست مطابق با کد ملی شخص باشد.
با کلیک بر روی ” گام بعدی ” وارد صفحه بعدی شوید.
- سمت هیات مدیره شرکت / موسسه
در این صفحه اعضاء هیئت مدیره ، مدت تصدی ، تاریخ شروع سمت ، وضعیت حق امضا ، سمت ، هیئت مدیره خارج از شرکا و تاریخ پایان اعتبار سمت را وارد نمایید.
- دفتر مورد تقاضای شخص
این مرحله مربوط به تکمیل نوع دفتر مورد تقاضای شخص ، تعداد برگ های دفتر و تعداد جلد دفتر مذکور است. پس از تکمیل این اطلاعات بر روی گزینه ذخیره کلیک نمایید.
- تایید صحت اطلاعات
در این صفحه می بایست گزینه ” تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز ” را انتخاب کنید.
- مدارک مورد نیاز
در این مرحله تمامی مدارکی مورد نیازی که می بایست آن را فراهم کنید به شما نمایش داده خواهد شد.
سپس با انتخاب گزینه ” چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ ” رسیدی از طرف سیستم به کاربران ارائه می شود.
کلیه مدارک مورد نیاز می بایست از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردد . این مدارک به شرح ذیلند :
الف – اشخاص حقوقی
1. اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت
2. کپی آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی
3. کپی کارت ملی مدیر عامل
4. اصل یا کپی وکالتنامه و یا معرفی نامه در خصوص اشخاص دولتی
ب- اشخاص حقیقی
1. اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
2. کپی کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر
3. کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
پلمپ دفاتر یک روزه انجام می شود و حدود یک ماه زمان می برد تا توسط اداره پست به دست موکل برسد.
نحوه پیگیری درخواست :
پس از ارسال مدارک ، می توانید با مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها ( قسمت پلمپ دفاتر ) ، از وضعیت درخواست خود مطلع شوید.
در انتها لازم به ذکر است، هر یک از دفاتر قانونی باید در هر صورت تا ده سال در محل شرکت و جزء اسناد شرکت نگهداری گردد و دفاتر هر شرکتی که منحل شده باشد با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی از تاریخ ختم تصفیه تا ده سال باید محفوظ بماند.
ثبت شرکت نیک ، با کادری متخصص و مجرب در زمینه های ثبت شرکت ، اخذ پلمپ دفاتر تجاری ، اخذ کد اقتصادی و … خدمات خود را به صورت ویژه ارائه می نماید.
” ثبت شرکت نیک ، پیشرو در امور ثبتی “