همان طور که در مقالات پیشین گفته شد، طبق ماده 6 قانون تجارت هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است 4 قسم دفتر داشته باشد :
1- دفتر روزنامه :
دفتر روزنامه دفتری است که کلیه داد و ستد تجار و معاملات راجع به بروات و سفته ها و ظهرنویسی آن ها و هم چنین کلیه دیون و برداشت های تاجر جهت مخارج شخصی در آن ثبت می شود. بنابراین به محض انجام معامله و یا خرید و یا فروش جنس یا اوراق تجاری و یا پرداخت وجه به کسی و یا خرید مال غیرمنقول باید در دفتر مزبور ثبت شود والا امور تجاری مختل و کنترل دارائی از دست تاجر خارج خواهد شد.
معمولاَصفحات دفتر روزنامه تحت عنوان داین و مدیون ( بستانکار و بدهکار ) خط کشی شده و ستونی هم برای نقل به دفتر کل باید حتماَ وجود داشته باشد.
2- دفتر کل :
چون دفتر روزنامه به محض انجام معاملات یا پرداخت و اخذ وجوه برای جلوگیری از فراموشی ثبت می شود در هم بوده و به علت عدم فرصت تفکیک نوع معاملات و حساب اشخاص ممکن نیست، از این جهت قانون مقرر داشته تاجر باید دفتر دیگری به نام دفتر کل داشته باشد که اقلاَ در ظرف هر هفته حساب هر کس و نوع هر معامله را به تفکیک و در صفحه مخصوصی ثبت نماید تا با مراجعه به آن کلیه معاملات هر تاجر نسبت به هر موضوع و هرکس مشخص و معلوم شود. این دفتر که خلاصه دفتر روزنامه است و با ترتیب خاصی نوشته می شود همیشه مورد استفاده خواهد بود. اغلب دفتر کل پایان هر روز نوشته می شود.
3- دفتر دارائی :
تاجر باید در انتهای هر سال بداند که دارایی او تا چه اندازه است و در جریان سال گذشته چه مقدار سود یا زیان داشته از این جهت ناچار است بیلان حساب تجاری خود را داشته باشد. بنابراین قانون تجارت تنظیم دفتر دارایی را تا 15 فروردین هر سال نسبت به سال قبل الزامی دانسته است. دفتر دارایی استخراج از دفتر کل است و در آن کلیه دارایی تاجر اعم از منقول و غیرمنقول و مطالبات و دیون و وجه نقد اعم از این که در صندوق موجود باشد یا در بانک ها، ثبت می شود.
4- دفتر کپیه
برای این که مراسلات و مکاتبات و قراردادهای تجاری و هم چنین مخابرات و صورتحساب های صادره مربوط به امور تجاری که قانون نسبت به آن ها اهمیت خاص قائل است سندیت داده شده در محلی متمرکز باشد، مقرر گردیده که کلیه آن ها به ترتیب تاریخ در دفتر مخصوص ثبت و یا رونویس شود. از دفتر کپیه که سابقاَ معمول بود می توان تعبیر به دفتر اندیکاتور نمود.
- اعتبار دفاتر تجاری
کلیه دفاتر تجاری و هر دفتر دیگری که تاجر مطابق مقررات قانون تجارت داشته باشد دارای اعتبار مخصوص بوده و سندیت خواهد داشت و مفاد آن با در نظر گرفتن مراتب ذیل معتبر خواهد بود :
استناد به دفتر تاجر دو حال دارد :
1- به ضرر تاجر
2- به نفع تاجر
هر گاه طرف به دفتر تاجر، علیه تاجر استناد نماید مسلماَ محتویات آن علیه تاجر موثر خواهد بود اعم از این که طرف تاجر باشد یا خیر. زیرا اقرار شخص علیه خودش نافذ است و در این مورد اقرار کتبی البته اعتبارش بیشتر است.
در صورتی که تاجر به نفع خود به دفتر تجاری خودش استناد نماید موارد ذیل باید رعایت شود :
1- طرفین باید تاجر باشد.
2- مربوط به امور تجاری باشد.
بنابراین تاجر به استناد دفتر تجاری خودش به ضرر غیرتاجر نمی تواند استناد کند. فقط ممکن است جزء قرائن و امارات ادعای او باشد. ( ماده 1298 قانون مدنی ).
در ارائه دفاتر بین دو طرف تاجر ، قاضی با ملاحظه دفتر مزبور استناد به یکی از طرق ذیل عمل می نماید :
الف- هر گاه طرفین دارای دفتر بوده و موارد اختلاف در هر دو تصریح شده باشد که طبق مفاد دفتر حکم صادر خواهد شد.
ب- در صورتی که طرف دارای دفتر نباشد و یا دفتر او مغشوش باشد در این صورت مندرجات دفتر تاجر مدعی به نفع خودش دلیل خواهد بود. ( ماده 1297 قانونی مدنی ).
ج- هر گاه طرفین دفاتر خود را ارائه دهند ولی با یکدیگر مطابقت نداشته باشد باید در صورت امکان با مراجعه به آن ها یا با ارجاع به کارشناس موارد اختلاف را حل نمایند و در صورتی که این امر ممکن نشود دفاتر طرفین که یکی حاکی بر وقوع امری و دیگری ناظر به عدم آنست یکدیگر را ساقط و به وسائل دیگری از قبیل شهادت شهود و غیره باید ثابت شود.
کلیه این موارد در صورتی است که مربوط به امور تجارت باشد والا معاملاتی که ارتباط با تجارت تاجر ندارد نمی تواند سند واقع شود.
هر گاه تاجر از ارائه دفتر تجاری خودداری نماید اماره مهمی علیه حقانیت خودش خواهد بود ، مگر این که ثابت نماید که دفتر او تلف شده با دسترسی به آن ندارد ( ماده 301 آیین دادرسی مدنی ) ولی اگر طرف به دفتر تاجر در امور غیرتجاری استناد کند و تاجر از ارائه آن استنکاف نماید ظن غالب این است که نمی توان آن را اماره حقانیت طرف دانست.
باید توجه داشت هرگاه تاجر به دفتر تجاری بازرگان دیگری استناد نماید، باید مندرجات دفتر خودش مبین صحت مدعای او باشد، والا این ادعا اثری نخواهد داشت.
کلیه امور ثبتی و اداری خود را با اطمینان خاطر، به متخصصان متعهد و مجرب ثبت شرکت نیک بسپارید.
“آنچه در تخصص ماست جلب رضایت کامل متقاضیان با ارائه مناسب ترین خدمات است”