برابر ماده 6 قانون تجارت هر تاجری برای اینکه کلیه معاملات و خرید و فروش هایش در طول یک روز و یک هفته و یک سال معین و مشخص باشد باید دارای دفاتری به شرح ذیل باشد :
1- دفتر روزنامه
2- دفتر کل
3- دفتر دارایی
4- دفتر کپیه
الف : دفتر روزنامه
دفتری است که تاجر باید هر روز کلیه خرید و فروش های تجاری و معاملات مربوط به اوراق و اسناد تجاری از قبیل چک و سفته و برات و ظهرنویسی آن ها و کلیه مطالبات و دیون و واردات و صادرات خود را تحت هر عنوان و اسم و رسمی که باشد اعم از نقد و نسیه و اینکه مربوط به امور تجاری بوده یا غیرتجاری و یا به منظور هزینه شخصی، در آن ثبت نماید.
ب: دفتر کل
دفتر کل یا دفتر هفتگی در حقیقت بیانگر کلیه معاملاتی است که تاجر در طول یک هفته انجام داده است. به این ترتیب که به طور منظم و مرتب اجناس و نوع آن ها دسته بندی گردد و در ستون های مشخصی نوشته شود و اسناد و وجوه نقد و مطالبات و تعهدات وی به طور جداگانه درج شود تا به راحتی و سادگی با ملاحظه ستون های دفتر مزبور بتوان به حساب های که در یک هفته ثبت و تنظیم گردیده است رسیدگی نمود.
ج: دفتر دارایی
دفتر دارایی به دفتری گفته می شود که دربردارنده صورت جامع کلیه دارایی تاجر اعم از اموال منقول مانند فرش و یخچال و سایر اجناس و کالاهایی که قابلیت جا به جایی از نقطه ای به نقطه دیگر را دارد و اموال غیرمنقول مانند مغازه، خانه ، آپارتمان ، باغ ، زمین و مانند این ها که غیرقابل تحرک و جابجایی می باشند و دیون و مطالبات تاجر یا شرکت تجاری به طور دقیق و مشخص در آن ثبت می گردد، تا بتوان به دارایی وی اعم از مثبت و منفی و موجودی وی از لحاظ نقدی و غیرنقدی رسیدگی نمود و این عمل تا 15 فروردین هر سال باید انجام شود.
د: دفتر کپیه
دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده و صادره را در آن ثبت و ضبط نماید به طوری که کلیه مدارک مربوط به ترتیب تاریخ ورود در لفاف مخصوصی ضبط شود که به آن دفتر ارسال مراسلات و دفترنامه های صادره و وارده هم گفته می شود.
- ترتیب تنظیم دفاتر مورد بحث
دفاتر روزنامه و کل و دارایی تاجر باید قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود به وسیله نماینده اداره ثبت محل امضا شود و اوراق باید شماره بندی بوده و مرتب باشد و کلیه معاملات و صادرات و واردات به ترتیب تاریخ در صفحات مزبور ثبت گردد و بدون خط خوردگی و منظم باشد. به این جهت تراشیدن و حک کردن و پاک کردن و اضافه و الحاق نمودن و کم نمودن اوراق آن ممنوع است و موجب مخدوش بودن و بی اعتباری آن می گردد همینطور در حاشیه و یا متن آن نباید چیزی اضافه گردد و تاجر موظف است کلیه دفاتر خود را از پایان هر سال به مدت ده سال نگهداری نماید. و دفاتر مزبور در صورتی مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد بین تجار و در امور تجاری سندیت دارد. به طوری که اگر خوب تنظیم گردد به نفع ( له ) تاجر و اگر نامنظم باشد بر ضرر ( علیه ) تاجر به عنوان دلیل مورد استفاده قرار می گیرد.
ذکر این نکته ضروری است که علاوه بر موارد مزبور که در قانون تجارت راجع به دفاتر تجاری تاجر پیش بینی گردیده است.
- اعمالی که در دفترنویسی ممنوع است
اعمالی که در دفترنویسی ممنوع گردیده عبارتند از :
1- قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی و نوشتن بین سطور و حاشیه آن ها
2- تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر قانونی
3- محو یا ناپدید کردن مندرجات دفاتر با رنگ یا جوهر و با هرگونه وسایل شیمیایی و نظایر آن ها
4- جای سفید گذاشتن در هر صفحه بیش از حد معمول در دفاتر قانونی و همچنین سفید ماندن تمام یا یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه و مشاغل در اثناء عملیات و مسائل دیگری که در آیین نامه تدوین گردیده است.